11 Chiến lược để thay đổi cách bạn gửi email

11 Chiến lược để thay đổi cách bạn gửi email
Quản lý email có thể là một việc vặt. Nó có thể ăn cắp thời gian từ những nhiệm vụ quan trọng hơn và thậm chí làm trầm cảm bộ não của bạn. Một nghiên cứu của Đại học London cho thấy những người liên tục kiểm tra e-mail có thể thấy chỉ số IQ là 10 điểm, giảm mạnh hơn so với hút thuốc lá. Không chỉ vậy, một số ước tính các doanh nghiệp có thể mất $ 650 tỷ đô la hàng năm nhờ vào sự lộn xộn trong hộp thư không cần thiết.

Quản lý email có thể là một việc vặt. Nó có thể ăn cắp thời gian từ những nhiệm vụ quan trọng hơn và thậm chí làm trầm cảm bộ não của bạn. Một nghiên cứu của Đại học London cho thấy những người liên tục kiểm tra e-mail có thể thấy chỉ số IQ là 10 điểm, giảm mạnh hơn so với hút thuốc lá. Không chỉ vậy, một số ước tính các doanh nghiệp có thể mất $ 650 tỷ đô la hàng năm nhờ vào sự lộn xộn trong hộp thư không cần thiết. Vậy bạn có thể làm gì để tránh sự mất mát của thời gian, tiền bạc và sức mạnh của não? Dưới đây là 11 chiến lược giành lại quyền kiểm soát.

1. Thực hiện các đoạn ngắn. Viết các phản hồi được tạo khuôn có thể dễ dàng cập nhật để tinh giản quá trình trả lời. Thí dụ, Google Labs thậm chí cung cấp một tùy chọn gọi là "Câu trả lời được Đóng gói". Để tạo câu trả lời có sẵn dành cho bạn, hãy nghĩ 'sẽ có ai đó hỏi tôi câu hỏi này một lần nữa' khi bạn viết bất kỳ email nào. Một số chuyên gia năng suất thậm chí còn lưu các tài liệu đó dưới dạng chữ ký mà họ có thể truy cập trong khi ở văn phòng hoặc trên đường.
Đọc thêm: 6 Mẹo được thử nghiệm khi chiến thắng để kết thúc quá trình tải của email

2. Viết các dòng chủ đề tốt hơn. Thêm động từ vào dòng chủ đề của bạn - xác nhận, thảo luận, đánh giá - để giúp người nhận hiểu rõ hơn về những gì họ cần làm. Chiến thuật này sẽ giúp thúc đẩy hành động và giữ cho bạn trên mục tiêu khi bạn viết. Đảm bảo tính năng tìm kiếm thân thiện. Hãy tự hỏi mình: Dòng chủ đề này có những từ then chốt bạn sẽ cần để tìm thấy nó một cách dễ dàng trong tương lai?
Đọc thêm: Nhắm mục tiêu phản hồi email tốt hơn với bộ Mind-Set Shift
3. Hãy giữ nó đơn giản . Chuyên gia về năng suất Jason Womack đề nghị bạn giữ email cho một chủ đề. Ông nói mọi người chỉ phản ứng khi họ có câu trả lời cho tất cả các câu hỏi họ được yêu cầu, do đó, một email đơn giản có thể đảm bảo phản ứng nhanh hơn.
Đọc thêm: Làm thế nào để Them để Email Bạn Quay lại

4. Ma thuật 5 câu-email. Một e-mail hiệu quả sẽ trả lời những câu hỏi này - Bạn là ai? Bạn muốn gì? Tại sao cậu lại hỏi? Tại sao tôi nên giúp đỡ? Cái gì tiếp theo? Nếu bạn có thể, hãy thử và giữ ghi chú của bạn cho năm câu hoặc thậm chí ba hoặc bốn. Hạn chế bản thân sẽ giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng.
Related: Năng suất cứu hộ: Email 5-Sentence

5. Chỉ định thời gian. Tắt các cảnh báo của bạn để bạn thấy mình đã làm được bao nhiêu khi không phải luôn luôn xem lại hộp thư đến của mình. Và đặt hẹn giờ. Các chuyên gia khuyên bạn nên kiểm tra email chỉ 2-4 lần một ngày, đọc email chỉ trong 45 phút một phiên.
Liên quan: Tame the E-mail Beast

6. BCC Yourself. Cần theo dõi theo dõi của bạn? Xem xét BCC-chính bạn trên những email đó và sau đó chuyển chúng vào một thư mục có nhãn & ldquo; Theo dõi. & Rdquo; Kiểm tra lại thư mục này thay vì hộp thư đến của bạn để tiếp tục công việc bạn cần hoàn thành để bạn không bị phân tâm.
Related: Cách sử dụng BCC để Tổ chức Email của bạn
7. Khi cuộc thảo luận dẫn đến nhiều hơn hai email, hãy nhấc điện thoại lên hoặc trò chuyện
. Đưa ra số của bạn để chỉ những người mà bạn tin cậy để chuyển tiếp thư khẩn cấp, đặc biệt là nếu bạn đang ở ngoài văn phòng Đọc thêm: Gmail Hacks để đánh giá doanh nghiệp của bạn Năng suất bổ sung Liên quan: Khi nào Gọi So với Khi Gửi Email
8. Đào tạo đồng nghiệp của bạn

Nếu cuộc trò chuyện được giải quyết, hãy viết "không trả lời cần thiết" để ngăn chặn nhiều email hơn trong hộp của bạn. Nhấn mạnh rằng các nhân viên không nên cảm thấy cần trả lời thư khi họ không thể trả lời câu hỏi một cách tốt nhất. Liên quan: Tame the E-mail Beast
9. Không trả lời

. Chỉ trả lời khi cần thiết và không xử lý trước với email không khẩn cấp. Và đừng trả lời nếu 'yêu cầu' không rõ ràng. Bạn không nên lãng phí thời gian để cố gắng hiểu được một yêu cầu không được nghĩ ra để bắt đầu. Related: Công nghệ giết chết năng suất của bạn?
10. Tự động hoá tất cả mọi thứ.

Hủy đăng ký nhận bản tin không mong muốn, hướng người khác vào các thư mục cụ thể tự động và di chuyển bất cứ thứ gì bạn không cần ngay tới kho lưu trữ. Sử dụng các công cụ như lịch Google để sắp xếp các cuộc họp, loại bỏ sự cần thiết của bất tận & ldquo, khi nào bạn miễn phí & rdquo; chuỗi email. Related: Các mẹo về Năng suất Cực kỳ để Làm cho tuần của bạn Triumph
11. Hãy thận trọng.

Chỉ giữ lại hai loại email trong hộp thư đến của bạn: Những người bạn chưa đọc và những người bạn cần ngay. Một khi bạn đã hạ hộp thư đến của mình, bạn chỉ có thể tập trung vào những thông điệp thích hợp với những gì bạn đang làm việc ngay bây giờ. Related:
5 Kỹ năng để thuần thục hộp thư email tràn ngập của bạn